Mit Beteiligung und Mitgestaltung Mitarbeitende binden

embedded data ist ein Startup-Unternehmen mit aktuell 25 Beschäftigten. Wir möchten für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen besonderen Arbeitsplatz schaffen, an dem sich jeder Einzelne wohlfühlt und jeder die Möglichkeit hat, seine Arbeit selbst zu gestalten, sodass jeder seine eigene Work-Life-Harmony finden kann.

Wir sind davon überzeugt, dass das der Schlüssel zur Identifikation mit dem Unternehmen und damit zur besten Performance ist.

Bei embedded data wird nicht in klassischen Abteilungen, sondern projektbezogen in Teams, also crossfunktional und ohne Hierarchien, gearbeitet. Dafür wurden unterschiedliche agile Arbeitsmethoden etabliert, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr Beteiligung und Mitgestaltung zu ermöglichen. Daher sind folgende Tools bei embedded data üblich:

Arbeitsorganisation:

• Plannings: Neue Aufgaben werden gemeinsam erarbeitet und im Team verteilt.
• Stand-ups: Fünf- bis zehn-minütige Teambesprechungen finden am Morgen statt, um zu klären, was an dem Tag bei jedem Einzelnen ansteht und wer Unterstützung benötigt.
• Retrospektiven: Alle zwei bis vier Wochen geben sich die Teammitglieder untereinander rückblickend konstruktive Rückmeldung zu Arbeitsleistung und Verhalten. Das heißt, es wird besprochen, wie die Zusammenarbeit im Team und die Arbeitsweise waren, sowie erarbeitet, was zukünftig verbessert werden kann.
• Selbstbestimmtes Arbeiten und selbstorganisierte Teams: Jeder Mitarbeitende strukturiert seine/ihre Arbeit selbst und jedes Team trifft eigene Entscheidungen. Unsere Arbeitszeitmodelle sind so unterschiedlich, wie die Mitarbeitenden selbst: Wir bieten Voll- oder Teilzeitstellen mit Vertrauensarbeitszeit an und es besteht die grundsätzliche Möglichkeit zur Remote-Arbeit mit Vor-Ort-Präsenz zu wichtigen Team-Events.

Informationsfluss im Unternehmen:

• Wiki: Wir pflegen ein digitales Wiki-System, das vergleichbar mit einem Unternehmenshandbuch ist. Hierin werden interne Prozesse, wie Abläufe zum Onboarding oder Handhabung von Auftragsabwicklungen, dokumentiert. Zudem finden sich im Wiki Themen des Personalmanagements und es werden Fragen geklärt, wie beispielsweise eine Krankmeldung erfolgt oder Reisekosten eingereicht werden. Darüber hinaus liefert es Informationen zu unserer Kantine, dem Büroleben, der Gesundheitsförderung sowie aktuelle Hinweise zur Pandemie-Prävention, Home-Office-Guidelines usw. Auf speziellen Team-Seiten finden sich Informationen zu den Prozessen in den Teams und interner Dokumentation, aber auch eine Art schwarzes Brett für die restlichen Kolleginnen und Kollegen.
• Monatliche Updates: Beim unternehmensweiten Treffen werden die Unternehmensziele besprochen und jedes Team teilt seinen Status-Quo in kurzen Präsentationen mit. Ziel ist es, dass alle auf dem neusten Stand sind, was in den einzelnen Teams passiert.
• Unternehmens-Chat: Über einen Chat können die Kolleginnen und Kollegen auch im Homeoffice einfach und direkt kommunizieren. Neben privaten Chat-Räumen sind auch unterschiedliche öffentliche Kanäle vorhanden. Beispielsweise gibt es einen offiziellen Kanal für das Unternehmen, in dem wichtige Ankündigungen veröffentlicht werden; aber auch einen, der als „Kaffeeküche“ genutzt wird, damit die Atmosphäre und das Zwischenmenschliche im Uternehmen virtuell erhalten bleiben.

Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Geschäftsführung:

• Feedbackgespräche: Alle sechs Monate finden Mitarbeitergespräche statt, um folgende Themen zu besprechen: Was waren bisherige Erfolge und wie ist die Arbeitszufriedenheit? Was willst du erreichen? Welche Aufgaben willst du in Zukunft übernehmen? Alle Teammitglieder werden in den Feedbackprozess mit einbezogen.
• Mitarbeiter-Kurzbefragung: Monatlich findet eine-2-Minuten-Umfrage zur Zufriedenheit und zum Betriebsklima statt, um zu erfahren, wie zufrieden die Kolleginnen und Kollegen sind und was sie gerade brauchen. Die Ergebnisse werden im Unternehmens-Chat paraphrasiert veröffentlicht, um auch im virtuellen Raum die Unternehmensatmosphäre widerzuspiegeln und ein Gemeinschaftsgefühl zu wecken (vgl. Kaffeepause).
• GF-Sprechstunde: Grundsätzlich kann sich jeder immer an die Geschäftsleitung wenden, wenn es etwas zu besprechen gibt. Um die Termine kanalisieren und besser einplanen zu können, wird wöchentlich eine Geschäftsführungs-Sprechstunde angeboten, bei der eine Anmeldung im Vorhinein erwünscht ist. Teilhabe bei Unternehmens- und Personalplanung:

Teilhabe bei Unternehmens- und Personalplanung:

• Mitsprache bei Unternehmenszielen: Jeder darf und soll sich in die Unternehmensplanung einbringen: Wir erarbeiten in unternehmensweiten Workshops unsere Fokusziele und Meilensteine. Somit wird eine klare, transparente und zielgerichtete Arbeit für das gesamte Unternehmen ermöglicht. Außerdem teilen die Beschäftigten mit, wie viele Mitarbeitende gebraucht werden, um die nächsten Ziele zu erreichen und welches Profil diese aufweisen sollten.
• Beteiligung bei Einstellungsgesprächen: Einstellungsgespräche werden von den Mitgliedern des Teams, in dem die Person arbeiten soll, mit geführt und nur mit einem “Ja” des Teams kommt es zur Einstellung

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich mit ihren eigenen Ideen und Verbesserungsvorschlägen einbringen. Somit wird die Partizipation und Mitbestimmung unserer Beschäftigten im Unternehmen gewähr- leistet. Dies wirkt sich positiv auf das Wohlbefinden, die Zufriedenheit und die Motivation bzw. Leistungsbereitschaft unserer Mitarbeitenden aus.

Zudem bestehen dadurch auch weniger Absichten, das Unternehmen zu verlassen, was sich im Unternehmenserfolg und einer geringen Fluktuation zeigt. Darüber hinaus unterstützt unser Ansatz den positiven Ruf unseres Unternehmens bei potenziellen Bewerber/innen.

Um eine möglichst hohe Unternehmensidentifikation und damit die beste Mitarbeiterleistung zu erreichen, ist es wichtig, von Anfang an zu schauen, ob eine Bewerberin oder ein Bewerber zur eigenen Unternehmenskultur passt. Diese im ersten Bewerbungsgespräch transparent darzulegen, ist daher wesentlich. Des Weiteren ist es hilfreich, generell häufig auf die Mitarbeitenden zuzugehen, offen und ehrlich zu kommunizieren sowie diese Kultur untereinander zu fördern.

Nach dem Motto „embrace change” sollten neue Ideen oder Konzepte ausprobiert werden, ohne Angst vorm Scheitern zu haben. Ein Resümee ziehen, Arbeitsweisen und Ziele für die Gegenwart und Zukunft anzupassen und sich somit immer weiter zu verbessern, sind wesentliche Bausteine für eine positive Arbeitseinstellung und den Erfolg des Unternehmens.